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PROZESSPUNKTNULL

Visualisieren, Verstehen und Verbessern

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Bernd Ruffing macht gefühlt schon Prozessmanagement, seitdem er von seinen Eltern das erste Mal ein Puzzle-Spiel vorgesetzt bekommen hat. 

Mittlerweile ist er Inhaber von „prozesspunktnull – Die Praxis für Geschäftsprozesse“ und unterstützt mit seinem Team kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Verbesserungspotentiale zu erkennen und die Abläufe mit den richtigen Maßnahmen zu optimieren und zu digitalisieren. 

In der prozesspunktnull Akademie wird zudem das Wissen und die praktische Erfahrung an alle die vermittelt, die ihre Herausforderungen bei der Prozessarbeit einfach und pragmatisch selbst erledigen wollen.

In seiner Freizeit verbringt er viel Zeit mit Familie, Freunden und Lesen. 
Als typischer Saarländer nutzt er auch jede Gelegenheit, den Schwenker anzuwerfen und zu grillen.

Bild- und Textquelle: Bernd Ruffing - prozesspunktnull
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10 Fragen an Bernd Ruffing, Inhaber von "prozesspunktnull - Die Praxis für Geschäftsprozesse"

1. In wie weit beschäftigen Sie sich aktuell in Ihrem Unternehmen mit dem Thema der Digitalisierung? 
Wir selbst haben bereits viele unsere Prozesse digitalisiert, vor allem die Finanzprozesse und interne Kommunikation. Zudem arbeiten wir gerade daran, unsere Vertriebs- und Marketingprozesse zu digitalisieren.

2. Mit welchen Herausforderungen sehen Sie sich aktuell im Unternehmen im Bereich der Digitalisierung konfrontiert?
Bei der unendlich scheinenden Anzahl an Anbietern und Lösungen ist es nicht einfach herauszufinden, was wichtig und richtig ist.

3. Mit welchen Strategien und Vorgehensweisen meistern Sie konkret diese Hürden im Unternehmen? 
Richtige Entscheidungen können nur getroffen werden, wenn man volle Transparenz darüber hat, was in dem Unternehmen passiert, welche Möglichkeiten es gibt und welche Auswirkungen einzelne Maßnahmen haben. Die Konsequenzen müssen dabei immer ganzheitlich bewertet werden. Hier führt für uns der Weg nur über ein optimales Geschäftsprozessmanagement.

4. Wie werden sich Geschäftsmodelle aus Ihrer Sicht verändern und wie begeistern Sie Ihre Kunden künftig?
Ich glaube gar nicht, dass man die Kunden noch großartig begeistern muss. Viele wollen, haben aber Angst, weil Sie die Themen nicht verstehen. Hier ist es besonders wichtig, den Kunden Schritt für Schritt bei der Veränderung zu begleiten.

5. Welches Praxisbeispiel haben Sie bereits umgesetzt oder ist geplant? Wie haben Sie das Beispiel konkret umgesetzt bzw. werden Sie es konkret umsetzen? Welche technischen Tools kommen dabei zum Einsatz?
Aktuell digitalisieren wir unsere Vertriebsprozesse. Dazu haben wir unsere aktuellen Prozesse zunächst einmal genau unter die Lupe genommen und dokumentiert. Darauf basierend haben wir einen Wunschprozess gestaltet. Dadurch waren wir in der Lage, die Anforderungen an den neuen Prozess zu bestimmen. Auf dieser Basis haben wir uns dann einen Partner gesucht, der diese Prozesse mit seinem Tool auch umsetzen kann. Gemeinsam haben wir dann die finalen Prozesse definiert und die notwendigen Maßnahmen, um diese einzuführen. Nun führen wir die verschiedenen Prozess-Schritte nacheinander ein.

6. Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter in die digitale Transformation mit ein?
Unsere Mitarbeiter sind von der Ideenfindung bis zur Umsetzung in die Veränderungsprozesse eingebunden. Während ich natürlich strategische Entscheidungen treffen muss, können sie optimal Ideen & Anregungen liefern. Denn am Ende geht es auch darum, das Arbeiten der einzelnen Leute zu verbessern. Wer also könnte es besser wissen als diejenigen, die es auch tun.

7. Wo sehen Sie im Unternehmen die größten Chancen aber auch Risiken der Digitalisierung? 
Die größten Chancen liegen darin, die Effektivität und Effizienz im Unternehmen zu steigern, und die Motivation zu erhöhen. Vielen, vor allem den jüngeren Mitarbeitern, muss man einfach auch eine moderne Arbeitsumgebung bieten. 
Das Risiko ist eigentlich das gleiche wie bei allen Veränderungen: man bekommt nicht das, was man eigentlich wollte. Hier helfen nur eine übergreifende Strategie und klare Anforderungen. 

8. Was muss sich in den Unternehmen ändern, damit Digitalisierung vor allen im Mittelstand gelingt? 
Unser Mittelstand ist sehr stark in seinen einzelnen Spezialisierungen. Viele davon sind genau mit dieser Spezialisierung groß geworden und gewachsen. Oft ist hierbei links und rechts einiges liegen geblieben und einfach so mit gewachsen. Hierzu zähle ich besonders die Geschäftsprozesse. Am Ende ist es aber nun mal so, dass diese Prozesse die einzelnen Aktivitäten im Unternehmen bestimmen und lenken. Wer seine Prozesse nicht im Griff hat, verliert nicht nur an Effektivität und Effizienz, sondern vor allem auch die Flexibilität, sich zu verändern. Geschäftsprozessmanagement ist heutzutage Pflicht und schon lange keine Disziplin mehr, die nur den Konzernen Vorteile bringt. Hier haben aber leider noch die meisten mittelständischen Unternehmen extremen Nachholbedarf.

9. Ihrer persönlichen Einschätzung nach: Haben es mittelständische Unternehmen schwerer als Konzerne, die digitale Transformation zu gestalten? Warum? 
Absolut nicht. Man könnte argumentieren, dass Konzerne vielleicht mehr Finanzpower haben. Was aber klar für den Mittelstand spricht: sie können schneller entscheiden, sie können mehr wagen, und die Veränderungen und Risiken sind überschaubarer. Zudem haben sie oft nicht den zeitlichen Druck, können so die Vorhaben sinnvoll und nachhaltig umsetzen.

10. Wie werden sich die deutschen Unternehmen in den nächsten 10 Jahren zum Thema Digitalisierung aufstellen bzw. entwickeln? 
In 10 Jahren wird kaum noch einer über Digitalisierung sprechen. Heute spricht auch keiner mehr über die Weiterentwicklung vom analogen Telefon zu digitaler & Internet-Telefonie. Es wird einfach selbstverständlich werden. Es wird eine Minderheit geben, die sich nicht angepasst hat und genau deswegen überlebt, weil ihre Kunden gegen alles Digitale sind. Alle anderen, die sich nicht anpassen, werden es schwer haben.
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